Come riportato nel Decreto Ministeriale del 23/03/1983, tutti gli esercenti sono tenuti a effettuare ogni giorno la chiusura fiscale di cassa.
Con questo termine si intende l’emissione di uno scontrino in cui viene visualizzato l’ammontare complessivo dei corrispettivi giornalieri e altri dati legati all’attività, che dal 2019 vengono inviati digitalmente all’Agenzia delle Entrate grazie ai Registratori Telematici (RT).
Con questa nuova procedura, il primo requisito necessario per completare correttamente la chiusura fiscale di cassa RT è una connessione ad internet stabile e sicura. Ma ci sono altri accorgimenti da tenere a mente per una sua corretta gestione.
Li vediamo insieme in questo articolo prendendo come esempio una stampante fiscale modello Epson FP 81II RT, una delle più comuni in commercio.
Esistono due strade per effettuare la chiusura fiscale: manualmente direttamente dalla stampante, oppure tramite il programma gestionale interfacciato.
Chiusura fiscale di cassa manuale
Per gestire manualmente la chiusura giornaliera della propria stampante fiscale Epson è necessario seguire questi passaggi:
Dal tastierino in dotazione con la stampante fiscale, è necessario premere la combinazione 2222, quindi il simbolo della chiave
- Attendere che sul display venga visualizzato il messaggio “SCELTA FUNZIONE”, quindi premere 01 e infine il tasto “contante”.
- A questo punto verrà stampato uno scontrino contenente i dati della chiusura e, simultaneamente, i dati verranno inviati al server dell’Agenzia delle Entrate.
Con un buon software gestionale è possibile semplificare il processo di chiusura fiscale automatizzandolo. Questa modalità garantisce sempre un riscontro sulla correttezza dell’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Chiusura fiscale di cassa da software
Con l’interfacciamento tra software gestionale e Registratore Telematico, ti sarà possibile direttamente da programma procedere alla chiusura fiscale.
Attenzione a non confondere la chiusura gestionale con la chiusura fiscale, poiché si tratta di due operazioni diverse: la prima può essere eseguita anche tra un turno e l’altro per esempio, la seconda chiude ufficialmente la giornata e ne condivide le informazioni con l’Agenzia delle Entrate.
Grazie all’utilizzo di software gestionali all’avanguardia come DUE Retail, EasyPOS e Speedy ti sarà possibile supportare i tuoi dipendenti in ogni operazione con la chiusura di cassa guidata.
Sarà il software a indicare i passaggi da seguire e a controllare la correttezza di ogni passaggio.
Sarà inoltre possibile inserire passaggi intermedi di controllo, come per esempio la giustificazione di eventuali incongruenze trovate dal software tra gli incassi e la chiusura giornaliera dichiarata.
Possibili problemi durante la chiusura fiscale di cassa
Nel caso di dimenticanze o di assenza di connessione internet durante le operazioni di chiusura di cassa, l’esercente ha fino a 12 giorni di tempo per trasmettere i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate e può farlo in due modi:
- Riconnettendo il Registratore Telematico ad internet in un secondo momento
- Utilizzando il sito dell’Agenzia delle Entrate per caricare manualmente i corrispettivi nella sezione dedicata (“Fatture e Corrispettivi”)
In questo secondo scenario, per riuscire a caricare manualmente i dati nella sezione “Fatture e Corrispettivi”, basta seguire questa procedura:
- Entrare con le proprie credenziali nel portale dell’Agenzia delle Entrate nella sezione “Fatture e Corrispettivi”
- Cliccare “Corrispettivi” quindi “Servizi per Gestore ed Esercente”
- Cliccare “Procedure di Emergenza”, quindi “Assenza di Rete”
- Estrapolare i file XML dal Registratore telematico, salvarli in una chiavetta USB e caricarli in questa sezione del sito
Se invece non si ha la possibilità di scaricare i file XML dalla stampante fiscale (che sarebbe la soluzione preferibile), è possibile sempre nella sezione “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate inserire i dati del dispositivo RT e avvisare del suo stato di “Fuori Servizio”.
A questo punto si aprirà una sezione che permetterà di inserire manualmente i dati delle chiusure giornaliere non correttamente inviate.
Cosa fare nei periodi di chiusura attività
Anche durante il giorno di riposo settimanale è necessario inviare i dati all’Agenzia delle Entrate. Le chiusure giornaliere, in questo caso, saranno a 0€ e potranno essere inviate alla prima riaccensione del proprio gestionale.
Se però il numero di giorni in cui l’attività è chiusa supera i 12, allora è necessario comunicare in anticipo che il registratore telematico rimarrà fuori servizio.
- andare nella sezione “Area Gestore ed Esercente” del portale dell’Agenzia delle Entrate
- selezionare la voce di menu “Procedure di Emergenza” e poi “Dispositivo Fuori Servizio”.
Le sanzioni
Quando si rischia di incorrere in sanzioni collegate a problemi con le chiusure di cassa?
- Per la mancata memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri, oppure la loro memorizzazione e trasmissione oltre i 12 giorni
- Per la memorizzazione e trasmissione di dati incompleti o non veritieri all’Agenzia delle Entrate
- In caso di irregolare funzionamento dei Registratori Telematici e mancata richiesta di intervento per sistemare o per effettuare la verifica periodica
- Per la manomissione o alterazione dei Registratori Telematici
E quanto si rischia in termini monetari?
Come riportato dall’Agenzia delle Entrate stessa:
“La sanzione è pari al 90% dell’imposta se i dati dei corrispettivi dell’operazione non sono stati regolarmente memorizzati oppure non sono stati regolarmente trasmessi. […]”, ma anche se il Registratore Telematico funziona in modo irregolare e non viene richiesto un intervento tempestivo.
A questo si può aggiungere la sospensione dell’attività da tre giorni a un mese, o da uno a sei mesi se l’importo dei corrispettivi contestati supera i 50mila euro.
Per chi invece manomette o altera i registratori (o comunque li utilizza manomessi o alterati), può essere multato con una sanzione da 3mila a 12mila euro.
Che tu decida di farla a mano, o che tu scelga di affidarti ad un software gestionale dedicato, saper fare correttamente la chiusura fiscale della tua cassa è essenziale.
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